De AML-vragenlijst van het CTR

17 augustus 2022

Opinie van de werkgroep anti-witwassen van het IBR

Belangrijk

De informatie van de vragenlijst moet, uiterlijk op 5 september 2022, ter beschikking worden gesteld van het College aan de hand van de onlineapplicatie FiMiS met uitsluiting van enig ander middel;
Alle bedrijfsrevisorenkantoren en bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die in het openbaar register zijn ingeschreven, moeten de vragenlijst invullen, ook als zij geen beroepsactiviteit uitoefenen op de rapporteringsdatum. Dit geldt ook voor bedrijfsrevisoren die geen activiteiten hebben verricht in het kalenderjaar waarop de informatie betrekking heeft;
Indien u bent ingeschreven in het openbaar register als natuurlijke persoon én met het inschrijvingsnummer van het bedrijfsrevisorenkantoor waar u de enige handtekende bedrijfsrevisor bent, moet u de vragenlijst dubbel invullen:
1. voor u als natuurlijke persoon; én
2. voor uw bedrijfsrevisorenkantoor.
Voert u revisorale opdrachten uit en/of andere activiteiten die u mag verrichten door uw inschrijving in het openbaar register, enkel en alleen voor rekening van uw bedrijfsrevisorenkantoor, dan moet u in de vragenlijst – natuurlijke persoon aanduiden dat u onder categorie E valt en enkel de eerste drie vragen van de vragenlijst invullen en daarna het vakje “Nihil” aanvinken in secties 2 tot 8. U zal vervolgens in uw vragenlijst op naam van uw bedrijfsrevisorenkantoor categorie A aanduiden en de volledige vragenlijst moeten invullen.

Inleiding

Deze vragenlijst is niet verrassend en komt goed overeen met de verplichting van het CTR om toezicht te houden op de toepassing van de AML-regels in bedrijfsrevisorenkantoren. Indien de AML-verplichtingen door het kantoor goed worden nageleefd, is deze vragenlijst volgens ons vrij eenvoudig in te vullen en komt zij in grote lijnen overeen met de vragenlijst die het College een paar jaar geleden heeft gehouden. Hier zijn de belangrijkste elementen.

Sectie 1: Algemene informatie

Deze sectie betreft uw contactgegevens en de categorie van kantoor waartoe u behoort, de contactgegevens van de hooggeplaatste leidinggevende en van de AMLCO. Wat betreft de contactgegevens van de persoon die de vragenlijst invult, zijn wij van mening dat ten minste de AMLCO gerechtigd is de vragenlijst in te vullen, omdat het volgens de nota van het College het de effectieve leiding van de informatieverstrekkers [is] die, op voorstel van de verantwoordelijke voor de uitoefening van de functies als bedoeld in artikel 9, § 2, van de AML-Wet (hierna “de AMLCO”), moet beslissen welke antwoorden worden gegeven op de vragenlijst met het oog op de beoordeling van de WG/FT-risico’s.

Sectie 2: Gedragslijnen en interne procedures

Deze sectie betreft voornamelijk het bestaan van schriftelijk vastgelegde gedragslijnen en procedures binnen uw kantoor die regelmatig en ten minste eenmaal per jaar worden bijgewerkt. De antwoordmogelijkheden zijn “ja” of “nee”. Opmerkingen zijn niet vereist of mogelijk.

Als u ervoor hebt geopteerd om het ICCI-model “AML-handboek” te gebruiken, verwachten wij dat u op alle vragen "ja" antwoordt.

Sectie 3: Bevriezing van tegoeden en embargo’s

Deze sectie omvat 8 vragen over de bevriezing van tegoeden en embargo’s. Besteed aandacht aan vraag 3.4 (Voert u de detectie van de personen/entiteiten die door financiële embargo's en bevriezingen van tegoeden worden geviseerd, uit?) Het gebruik van screeningsoftware zal het antwoord vergemakkelijken. Zo niet, dan zult u via een handmatig systeem moeten antwoorden. Aangezien het niet mogelijk is een opmerking te plaatsen, moet u bereid zijn uw methode toe te lichten.

Sectie 4 en 5: Risicobeoordeling en cliënten/activiteiten

Indien u uw algemene risicoanalyse goed hebt voorbereid, zult u waarschijnlijk geen moeilijkheden ondervinden bij het invullen van deze twee secties van de vragenlijst.

Sectie 6 : cijfergegevens

Misschien wel de meest verrassende vraag in de vragenlijst zijn de eerste drie vragen in deze sectie:

« - Hoeveel cliënten heeft u het voorbije kalenderjaar in het totaal geweigerd, om welke reden dan ook? »

« - Hoeveel cliënten heeft u het voorbije kalenderjaar geweigerd om redenen die gedeeltelijk of uitsluitend verband houden met AML? »

« Hoeveel cliënten heeft u het voorbije kalenderjaar geweigerd om redenen die uitsluitend verband houden met AML? »

Deze vragen lijken ons legitiem, want wanneer het kantoor een cliënt weigert om redenen die verband houden met AML, moet de AMLCO een verslag opstellen en nagaan of een melding aan de CFI noodzakelijk is.

De antwoorden op deze vragen vindt u in het AMLCO-jaarverslag.

Sectie 7: Interne audit

Ter herinnering: alleen kantoren met meer dan 100 beroepsbeoefenaars zijn verplicht een interne AML-audit te hebben

Sectie 8: Varia

Enkele kleine vragen die legitiem en makkelijk te beantwoorden lijken. Deze vragen betreffen het aantal personeelsleden, opleiding, uitbesteding en het bewaren van gegevens.