We zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is. Indien we uw persoonsgegevens verwerken, doen we dat dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (hierna de ‘AVG’).
Via dit informatiebeleid willen we u duidelijkheid geven over de volgende vragen:
Dit informatiebeleid werd laatst aangepast op 31 mei 2024.
Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kunt u steeds contact opnemen met het IBR via privacy@ibr-ire.be.
Uw gegevens worden verwerkt door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (hierna IBR). Het IBR is een beroepsorganisatie bekleed met rechtspersoonlijkheid opgericht door de wet van 22 juli 1953 (deze wet werd ondertussen gedeeltelijk opgeheven door de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren (hierna: wet van 7 december 2016). Het Instituut heeft als doel te voorzien in de bestendige organisatie van een korps specialisten die bekwaam zijn de functie van bedrijfsrevisor te vervullen met alle vereiste waarborgen inzake competentie, onafhankelijkheid en beroepseer (art. 64 wet van 7 december 2016). Alle bedrijfsrevisoren zijn van rechtswege ingeschreven in het openbaar register van het Instituut.
Sinds 1 januari 2017 wordt het toezicht op de uitoefening van het beroep van bedrijfsrevisor, alsook de organisatie van de kwaliteitscontrole uitgevoerd door het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren.
Het IBR wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot uw gegevens in de zin van de AVG. Dit betekent dat het IBR o.a. instaat voor de rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens, en dat u zich bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kunt wenden tot het IBR:
Adres: Koning Albert II laan 19, 1210 Brussel.
ter attentie van het Secretariaat generaal
Ondernemingsnummer: 0209.851.580
Tel: 02/512.51.36 e-mailadres: privacy@ibr-ire.be
Het IBR heeft een ‘functionaris voor gegevensbescherming’ (DPO) aangesteld om het Instituut te ondersteunen bij de invoering en verdere opvolging van de gepaste maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die het IBR verwerkt. Het gaat om het team van Privanot vzw:
Adres: Bergstraat 32, 1000 Brussel
Tel: 02/500.14.15 e-mailadres: info@privanot.be
Om zijn opdrachten naar behoren te kunnen uitvoeren, verwerkt het IBR voornamelijk persoonlijke identificatie- of contactgegevens van zijn leden, ereleden, stagiairs, kandidaat-stagiairs en personeelsleden, alsook van derden (belanghebbende of betrokken partijen), dienstverleners en leveranciers en sollicitanten voor een vacature.
De persoonsgegevens die het IBR verwerkt, bestaan meestal uit uw voornaam, naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens (zoals de naam van uw onderneming en het BTW-nummer), en verder alle andere gegevens die noodzakelijk zijn:
Voorts worden ook financiële gegevens verwerkt met betrekking tot de bijdragen van de leden, de betaling van de lonen van het personeel en de betaling van leveranciers van goederen en diensten. Het gaat voornamelijk om de volgende gegevens:
Zoals wettelijk vereist, verwerkt het IBR ook gegevens met betrekking tot gerechtelijke, tuchtrechtelijke of administratieve procedures waarbij zijn leden betrokken zijn. Het gaat om gegevens die de leden wettelijk verplicht zijn mee te delen of die we van derden verkrijgen.
Meestal bezorgt u ons die gegevens rechtstreeks, maar het is ook mogelijk dat we die gegevens van derden verkrijgen.
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we ook bepaalde persoonsgegevens over u verwerken (zie verder).
Met betrekking tot het gebruik van cookies verwijzen we u naar ons cookiebeleid, dat beschikbaar is op onze website: https://www.ibr-ire.be.
Hieronder vindt u een overzicht van de bewaringstermijnen met betrekking tot de persoonsgegevens:
Beheer van de leden | De persoonsgegevens worden bewaard na beëindiging van de inschrijving in het openbaar register overeenkomstig de door de wetgever voorgeschreven termijnen, of voor bewijsdoeleinden gedurende 20 jaar (in overeenstemming met de verjaringstermijn van het oud Burgerlijk Wetboek). |
Sollicitaties | Na afloop van de selectieprocedure worden de persoonsgegevens van niet-geselecteerde kandidaten één jaar bewaard. De persoonsgegevens van geslaagde kandidaten worden tot tien jaar na het einde van de contractuele relatie bewaard voor personeelsbeheer en administratieve doeleinden. |
Websites | Cf. het cookiebeleid |
Dienstverleners van het IBR | De persoonsgegevens worden tot tien jaar na het einde van de dienstverlening bewaard (aansprakelijkheidstermijn). |
Contacten met derden | De persoonsgegevens worden bewaard zolang de betrokkene een functie blijft vervullen die het behouden van het contact rechtvaardigt, of tot 10 jaar na het beëindigen van deze functie (aansprakelijkheidsperiode). |
Het IBR verwerkt de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn verschillende opdrachten.
Deze opdrachten zijn vastgelegd in de wet van 7 december 2016 en de koninklijke besluiten ter uitvoering van deze wet. De wettelijke opdrachten van het IBR zijn onderverdeeld in vijf categorieën:
Het IBR kan uw persoonsgegevens ook verwerken op basis van andere wetgeving, in het kader van een overeenkomst, voor de verwezenlijking van zijn gerechtvaardigde belangen, op basis van uw toestemming of in het kader van een taak van algemeen belang (zie verder).
Hieronder vindt u een lijst van de verschillende doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de activiteiten van het IBR, die op hun beurt verband houden met de verschillende opdrachten die de wet aan het IBR toevertrouwt.
Administratief beheer van de leden
We verwerken deze gegevens omdat we ze nodig hebben voor de uitvoering van onze taken die zijn vastgelegd in de wet van 7 december 2016, het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor en betreffende de inschrijving en de registratie in het openbaar register van bedrijfsrevisoren en het koninklijk besluit van 22 februari 2019 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
Beheer van het openbaar register
De wet vertrouwt het beheer van het openbaar register van bedrijfsrevisoren toe aan het IBR.
De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de wet van 7 december 2016 (art. 41 en 78) en het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren.
Organisatie van de stage
De persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de organisatie van de stage op basis van de wet van 7 december 2016 (art. 74) en het koninklijk besluit van 17 augustus 2018 betreffende de toegang tot het beroep van bedrijfsrevisor.
Lijst van erebedrijfsrevisoren
We verwerken deze persoonsgegevens om te voldoen aan de wet van 7 december 2016 (art. 11) en het koninklijk besluit van 22 februari 2019 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
Permanente opleiding en evenementen
We verwerken deze gegevens omdat we ze nodig hebben voor de uitvoering van onze taken zoals vastgelegd in de wet van 7 december 2016 (art. 41 en 79).
Het grootste deel van de organisatie van de permanente vorming van het IBR is echter gedelegeerd aan de stichting ICCI (Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat). Zie verder, deel IV.
Mailing en abonnementen - normen en doctrine
We informeren onze leden over normen en rechtsleer door middel van mailings zoals de nieuwsbrief, mededelingen, aanbevelingen, aankondigingen en technische nota’s. In dit verband verwerken we hun persoonsgegevens op basis van de wet van 7 december 2016 (in het bijzonder art. 31, § 1 en § 7).
Oprichting van werkgroepen
Het Huishoudelijk reglement van het IBR voorziet in de oprichting van comités, technische werkgroepen of cellen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de doelstelling van het IBR. In dit kader kan een beroep worden gedaan op derden (niet-leden). De persoonsgegevens van deze derden worden alleen verwerkt voor de goede werking van deze organen, alsook voor de toepassing van de boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving wanneer voor de geleverde prestatie in een vergoeding wordt voorzien.
Lijst van vereffeningsdeskundigen
Krachtens artikel XX.20, § 1 van het Wetboek van Economisch recht en artikel 9 van het koninklijk besluit houdende uitvoering van artikel XX.1, § 1, laatste lid, van het Wetboek van Economisch recht wat betreft de toepassing van boek XX van het Wetboek van Economisch recht op de beoefenaars van een vrij beroep, stelt het IBR een lijst op van de leden die als vereffeningsdeskundige kunnen optreden.
Leveranciers van goederen en diensten
Er worden ook persoonsgegevens verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. Denk bv. aan overeenkomsten met leveranciers van goederen en diensten waarop het IBR een beroep doet.
Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie
Om de gegevens met betrekking tot uw sollicitatie te kunnen verwerken, is het noodzakelijk dat u een aantal gegevens verstrekt zoals uw curriculum vitae, uw professionele ervaring, uw eventuele publicaties, en eventuele andere gegevens in functie van de vacature. Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, kunnen we uw sollicitatie onmogelijk verwerken.
Dienstverlening van het IBR ten aanzien van het publiek
In sommige gevallen wordt het IBR ertoe gebracht gegevens van derden te verwerken op hun uitdrukkelijk verzoek, bv. wanneer ze het IBR contacteren om informatie in te winnen over het beroep. In dergelijke gevallen kan er ook sprake zijn van verwerking van persoonsgegevens.
Mailing en abonnementen (zonder rechtstreeks verband met normen en rechtsleer)
We verwerken uw persoonsgegevens om mailings te kunnen versturen in het kader van onze verschillende opdrachten, hetzij in uw hoedanigheid van bedrijfsrevisor of stagiair, hetzij in uw hoedanigheid van belanghebbende of betrokken partij (bv. via de IBR-nieuwsbrief). U kunt te allen tijde uw abonnement op deze mailings stopzetten of uw voorkeuren aanpassen. U kunt dit doen via de link helemaal onderaan de mailing of uw verzoek per mail richten naar privacy@ibr-ire.be.
Bezoek aan het IBR
Het betreft hier gegevens die u op het registratieformulier voor bezoekers moet invullen (zoals uw naam, onderneming, nummerplaat) en de beelden die door de bewakingscamera's in ons gebouw en op onze parkeerplaats worden geregistreerd.
Partnerschappen met andere beroepsorganisaties of private instanties
In sommige gevallen is het mogelijk dat het IBR-persoonsgegevens verwerkt in het kader van partnerschappen die het aangaat met de private of de publieke sector. Het belang van het beroep wordt in dat geval afgewogen tegen de belangen, vrijheden en grondrechten van de betrokken persoon.
Statistieken en academische doelstellingen
Het IBR kan persoonsgegevens verwerken om statistische gegevens te verzamelen over het beroep (voor de overheid of voor eigen gebruik) of om academische studies uit te voeren die van belang zijn voor het beroep.
Opleidingen/evenementen
Ter gelegenheid van de door het IBR georganiseerde opleidingen en evenementen kan het zijn dat we uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens over u te verwerken. Het kan bijvoorbeeld gaan om de vermelding van uw naam, voornaam en functie in de syllabus of om video-opnamen van opleidingscursussen (webinars) in uw hoedanigheid van deelnemer of spreker.
Mailings
In sommige gevallen worden mailings, zoals nieuwsbrieven, op uw verzoek verzonden. In dat geval vragen we de toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om aan uw verzoek te kunnen voldoen.
Openbare raadplegingen
Wanneer we reacties ontvangen op onze openbare raadplegingen over ontwerpnormen of ontwerpaanbevelingen, worden uw opmerkingen met uw naam en achternaam op onze website gepubliceerd tot de procedure is beëindigd en voor zover we daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen.
Bezoek van onze websites
Wanneer u onze websites bezoekt, kan het voorkomen dat we uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld gegevens afkomstig van contactformulieren (identificatiegegevens en eventueel facturatiegegevens).
Voor de cookies verwijzen we u naar ons cookiebeleid, dat u kunt raadplegen op onze website: https://www.ibr-ire.be.
Openbare raadplegingen
Het opstellen van normen en aanbevelingen is een taak van openbaar belang in de zin van artikel 6, lid 1, e) van de AVG. Wanneer we feedback ontvangen op onze openbare raadplegingen over ontwerpnormen of ontwerpaanbevelingen, wordt uw commentaar met uw volledige naam en, indien van toepassing, de entiteit die u vertegenwoordigt, doorgestuurd naar:
Opdrachten die bij wet- of regelgeving zijn toevertrouwd aan bedrijfsrevisoren
Het is ook mogelijk dat het IBR genoodzaakt is de persoonsgegevens van bedrijfsrevisoren te verwerken om de uitvoering van de opdrachten die bij wet- of regelgeving zijn toevertrouwd aan de bedrijfsrevisoren, te vergemakkelijken. De beoogde verwerking, zoals de overdracht van gegevens van bedrijfsrevisoren aan overheidsinstanties, is in dat geval noodzakelijk voor de vervulling, in hoofde van het IBR, van taken van algemeen belang in de zin van artikel 6, lid 1, e) van de AVG.
Zo worden bepaalde gegevens (zoals uw naam, voornaam en inschrijvingsnummer in het openbaar register) overgemaakt aan de overheid om de uitvoering van deze opdrachten te vergemakkelijken.
Voor elk van de voormelde verwerkingen beschikt u over de rechten zoals omschreven in DEEL VI.
Verwerkers en andere derden
In het kader van de voormelde doeleinden kunnen er gegevens worden overgemaakt aan ‘verwerkers’ of andere derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke opdrachten of voor de uitvoering van onze overeenkomsten (bv. verzendbedrijven, software waarmee de gegevens verwerkt worden).
In dat geval eist het IBR dat deze verwerkers of derden adequate veiligheidsmaatregelen treffen (cf. deel V).
ICCI
De organisatie van de permanente vorming (bv. seminaries en studiedagen) wordt grotendeels toevertrouwd aan de private stichting ICCI (Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat). We nodigen u uit om kennis te nemen van het privacybeleid van het ICCI op de website: https://www.icci.be .
IREFI
In het kader van de samenwerking met de vzw IREFI (Instituut van de Revisoren Erkend voor de Financiële Instellingen) verwerkt het IBR een aantal gegevens van de leden van het IREFI. Deze gegevens kunnen worden overgemaakt aan IREFI, toezichthouders (FSMA, NBB, …) of andere relevante organisaties met wie IREFI contacten onderhoudt in het kader van zijn doelstellingen. In dit verband nodigen we u uit om kennis te nemen van het privacybeleid van IREFI op de website: privacybeleid van IREFI.
College van toezicht op de bedrijfsrevisoren en andere overheidsinstanties
Overheidsinstanties zoals het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren, kunnen ook toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of kunnen uw gegevens bij ons opvragen voor zover dit wettelijk is voorgeschreven.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden overgemaakt aan de bevoegde overheden met het oog op de toepassing van de fiscale en sociale wetgeving.
Wij verkopen nooit uw persoonsgegevens aan derden.
De beveiliging van persoonsgegevens is een belangrijke prioriteit voor het IBR. Het IBR neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen.
Krachtens artikel 80 van de wet van 7 december 2016 zijn het IBR, zijn organen, de leden van zijn organen en zijn personeelsleden gebonden door het beroepsgeheim en mogen zij de vertrouwelijke informatie waarvan ze kennis hebben gekregen, niet verspreiden aan welke persoon of autoriteit ook, onder voorbehoud van de bepalingen van paragraaf 2 en 3 van ditzelfde artikel en onder voorbehoud van wat hoger werd vermeld onder “Tussenkomst van derden”.
Bovendien eist het IBR in zijn contracten met de dienstverleners die voor rekening van het Instituut persoonsgegevens verwerken, dat ze steeds de nodige veiligheidsmaatregelen treffen.
Uw rechten
Naast het recht om uw eerdere toestemming in te trekken, kan u in bepaalde gevallen een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens, of een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indienen op het volgende e-mailadres: privacy@ibr-ire.be.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage van u afkomstig is, vragen we u een kopie van de voorzijde van uw identiteitsbewijs mee te sturen met uw verzoek. Het formaat van de identiteitskaart en uw naam moeten zichtbaar blijven, alle andere persoonsgegevens kan u om privacyredenen onzichtbaar maken.
We behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan vragen die manifest ongegrond of buitensporig zijn. De informatie die we over u in ons bezit hebben, of een verklaring die aangeeft dat we geen informatie over u bezitten, wordt u kosteloos bezorgd binnen een maand na uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal vragen. Uw verzoek wordt bewaard zolang er beroep mogelijk is.
Opmerking: als u een verzoek indient, moeten we beoordelen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Een wettelijk opgelegde bewaartermijn of een gerechtvaardigd belang kan er mogelijk toe leiden dat we geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek.
Inbreuk in verband met uw persoonsgegevens
Het IBR stelt alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of vervalsing. Indien er zich toch een inbreuk zou voordoen in verband met uw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal het IBR u onverwijld op de hoogte brengen van deze inbreuk, onder de voorwaarden bepaald in de AVG.
Wie contacteren in geval van een klacht?
In eerste instantie neemt u best contact op met het IBR via privacy@ibr-ire.be met onze DPO via info@privanot.be. Indien de klacht met betrekking tot het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens niet correct behandeld wordt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).